Leverings- en betalingsvoorwaarden: juist overeenkomen van cruciaal belang!
Wij zijn gespecialiseerd in incassowerkzaamheden, maar u kunt bij ons ook terecht voor juridisch advies in het algemeen. Neem de leverings- en betalingsvoorwaarden als voorbeeld. Voorwaarden zijn totaal niet interessant en hebben geen enkele (meer)waarde, als u iets levert conform afspraak en vervolgens tijdig betaald krijgt conform afspraak. Maar in de gevallen dat er iets spaak loopt, is het wel zo prettig als u kunt terugvallen op afspraken, termijnen en percentages die dan te gelden hebben. Voor het opstellen van nieuwe voorwaarden dan wel het screenen van uw bestaande betalingsvoorwaarden kunt u bij ons terecht. Goed opgestelde voorwaarden voorkomen immers problemen. In het geval van non-betaling moeten we vaststellen of voorwaarden daadwerkelijk van toepassing zijn. Dat is een steeds terugkerend heet hangijzer. Uw voorwaarden zijn namelijk alleen van toepassing als ze vóór het aangaan van een overeenkomst aan de tegenpartij ‘ter hand zijn gesteld’. Dat is een eis van de wetgever. U kunt uw voorwaarden bijvoorbeeld kenbaar maken door ze onderdeel van de offerte te laten zijn. Bijvoorbeeld met de tekst:
Op deze te sluiten overeenkomst zijn van toepassing de algemene leverings- en betalingsvoorwaarden: ...... , welke aan deze offerte zijn gehecht en welke onderdeel uitmaken van de overeenkomst. Door aanvaarding van deze offerte, door het accepteren daarvan, al dan niet in overleg aangepast, verklaart de opdrachtgever kennis te hebben gedragen van die voorwaarden.
Als de voorwaarden niet tussentijds worden gewijzigd, hoeft u ze maar één keer overeen te komen. Het is NIET voldoende om ervan uit te gaan dat de tegenpartij wel begrijpt dat uw voorwaarden van toepassing zijn. Het is ook NIET voldoende om alleen op uw briefpapier en/of de facturen te verwijzen naar de gedeponeerde voorwaarden bij de rechtbank of de Kamer van Koophandel. Het is ook NIET voldoende om de voorwaarden af te drukken op de achterkant van de factuur (al kan de rechter in zulke geval soms bepalen dat uw tegenpartij de achterzijde wel heeft bestudeerd, althans zou hebben kunnen bestuderen). Maar ook het aanbieden om op verzoek een exemplaar van de voorwaarden kosteloos toe te zullen sturen is NIET genoeg.
Wat is dan wel voldoende? Als u uw klant uw ongewijzigde voorwaarden ter hand heeft gesteld. Het is ook voldoende als vaststaat dat de klant uit een catalogus koopt waarin de voorwaarden helemaal zijn afgedrukt. Bij balieverkopen op rekening kunt u het beste vaststellen dat de betreffende persoon de koper is (door te vragen naar legitimatie) en zorgt u ervoor dat u uw voorwaarden aan hem of haar overhandigt. Bij twijfel: verkoop niets op rekening!
Hoe gaat een rechter om met uw vordering?
Er is een stelregel: hoe beter u uw administratie voor elkaar hebt, hoe duidelijker het uiteindelijk voor de rechter is. Klinkt logisch, maar dat is het in de praktijk lang niet altijd.
Een paar tips:
- Zorg ervoor dat de te sluiten overeenkomst maar voor één uitleg vatbaar is. Dus er moet tussen de partijen voldoende duidelijkheid zijn waaraan moet worden voldaan.
- Zorg ervoor dat uw voorwaarden vóór het aangaan van de overeenkomst aan de tegenpartij kenbaar zijn gemaakt. En zorg ervoor dat u dit kunt bewijzen, schriftelijk of desnoods met getuigen.
- Als er een meningsverschil ontstaat over de uitleg en/of de nakoming van een overeenkomst, communiceer dan schriftelijk met elkaar.
- Stuur een eerste herinnering na het verstrijken van de betalingstermijn en breng rente in rekening.
- Vergeet niet een kopie van de herinnering te maken. Op deze manier zorgt u ervoor dat u later kunt aantonen dat en op welke manier u de debiteur heeft herinnerd aan het feit dat er nog geen betaling werd ontvangen.
- Ben niet de goedheid zelve door er maar vanuit te gaan dat het allemaal wel goed komt. U bent uw deel van de overeenkomst nagekomen, dan moet uw debiteur dat ook doen.
- Als een debiteur aangeeft dat hij of zij niet kan betalen, bevestig dat dan schriftelijk. Feitelijk is de erkenning van de volledige schuld dan in ieder geval alvast geregeld.
- Als een debiteur aangeeft dat hij of zij in termijnen wil betalen kunt u daarmee instemmen als u dat wenselijk acht. Maar bevestig dit dan ook schriftelijk.
- Om te voorkomen dat de schuld hoger wordt doet u er goed aan om daarna alleen nog op contante basis te leveren.
-
In geval van onderhandeling: zorg ervoor dat er indien mogelijk werknemers bij zijn. Een getuigenverklaring van een directeur van een vennootschap, wordt gezien als een partijverklaring. Deze wordt doorgaans niet erg waardevol geacht. Bij eenmanszaken en/of vennootschappen onder firma, geldt dit des te meer. .
Kan ik achterhalen of een partij/debiteur insolvent is?
• Ga naar http://insolventies.rechtspraak.nl
U kunt hier diverse zoekcriteria intypen om te achterhalen of een partij/ debiteur insolvent is. Zo ja, dan ziet u hier ook wie zijn of haar bewindvoerder of curator is en wie tot rechter-commissaris werd benoemd.
Wijziging Griffierechtstelsel per 1 november 2010 (WGBZ)
Per 1 november 2010 geldt er in Nederland een herzien griffierechtstelsel. Niet alleen werden de griffierechten verhoogd, maar de griffies hanteren sindsdien ook een strenger betalingssysteem. Wat betekent een en ander concreet? Als facturen ter zake griffierecht niet tijdig aan ons betaald worden, zodat wij deze binnen de geldende betalingstermijn van 14 dagen kunnen doorbetalen, wordt een uitgebrachte dagvaarding door de griffie als zijnde ingetrokken beschouwd. De procedure wordt automatisch gestaakt, maar de griffierechten blijven desalniettemin wel verschuldigd! De gevolgen van een eventuele te late betaling, komen dus voor rekening van de eisende partij/ klant.
Per 1 november 2010 geldt er in Nederland een herzien griffierechtstelsel. Niet alleen werden de griffierechten verhoogd, maar de griffies hanteren sindsdien ook een strenger betalingssysteem. Wat betekent een en ander concreet? Als facturen ter zake griffierecht niet tijdig aan ons betaald worden, zodat wij deze binnen de geldende betalingstermijn van 14 dagen kunnen doorbetalen, wordt een uitgebrachte dagvaarding door de griffie als zijnde ingetrokken beschouwd. De procedure wordt automatisch gestaakt, maar de griffierechten blijven desalniettemin wel verschuldigd! De gevolgen van een eventuele te late betaling, komen dus voor rekening van de eisende partij/ klant.
Wet Normering Incassokosten (WIK)
Op 1 juli 2012 trad de wet Normering Buitengerechtelijke Incassokosten in werking, aanvullingen op boek 6:96 BW vloeien uit de inwerkingtreding voort.
Op 1 juli 2012 trad de wet Normering Buitengerechtelijke Incassokosten in werking, aanvullingen op boek 6:96 BW vloeien uit de inwerkingtreding voort.
- De nieuwe wet ziet toe op geldvorderingen, ongeacht de hoogte van die vorderingen. Vorderingen op basis van bijvoorbeeld schadevergoeding, vallen buiten het bereik van de nieuwe wet. De nieuwe wet is dwingend recht waar het vorderingen op consumenten betreft. Afwijkende bepalingen in bijvoorbeeld leverings- en betalingsvoorwaarden zijn per 1 juli 2012 nietig.
- Als het gaat om vorderingen op niet-consumenten, mag men andersoortige afspraken blijven maken wat betreft de hoogte van buitengerechtelijke incassokosten. De Minister van Justitie heeft zelfs aangegeven dat in business-to-business-verhoudingen een percentage van 15 % gebruikelijk is. Als vangnet geldt per 1 juli 2012 wel dat, wanneer er in deze business-to-business-verhoudingen geen afspraken werden gemaakt, automatisch moet worden teruggevallen op de nieuwe wet. Dit gegeven benadrukt de noodzaak om uw betalingsvoorwaarden goed onder de loep te nemen. Het verdient de voorkeur om een percentage van minimaal 15 % van de hoofdsom ter zake buitengerechtelijke incassokosten vast te leggen en die voorwaarden vervolgens ook goed en daadwerkelijk overeen te komen. Doet u dat niet, dan kan dat simpelweg onnodig geld kosten. Veel bedrijven zijn nog steeds in de veronderstelling dat bijvoorbeeld het verwijzen naar de leverings- en betalingsvoorwaarden op briefpapier volstaat. Lees hierboven Leverings- en betalingsvoorwaarden: juist overeenkomen van cruciaal belang! voor meer informatie.
- Als de debiteur een consument is, dan mag men vanaf 1 juli 2012 buitengerechtelijke incassokosten in rekening laten brengen, zodra de vervaltermijn van een factuur verstreek en er vervolgens niet werd betaald, nadat men aanmaande met een betalingstermijn van 14 dagen. Zie voor nadere informatie het tabblad "Incasso", de 14-dagenbrief.
- De WIK ziet enkel toe op buitengerechtelijke incassokosten. Wat men bijvoorbeeld met de klant (consument of niet) overkwam ten aanzien van debetrente, blijft na 1 juli 2012 ongewijzigd.
- De nieuwe wet voorziet in een staffeltarief ten aanzien van de ‘kale’ hoofdsom. Eén en ander mag dus niet ‘opgeklopt’ worden door via een omweg posten met andere benamingen toe voegen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan administratiekosten, boetebedingen, leges etcetera. Wel is besloten dat rente bij de hoofdsom opgeteld mag worden, om zo mogelijk toch tot een ander bedrag aan incassokosten te geraken dan in eerste instantie berekend, indien een debiteur langer dan een kalenderjaar in verzuim is.
- Deze nieuwe wet geldt voor vorderingen waarvan de schuldenaar op 1 juli 2012 nog niet in verzuim was. De datum waarop bijvoorbeeld een overeenkomst is gesloten, is dus niet leidend.
Mocht u na het lezen van de informatie vragen hebben, schroom dan niet contact met ons kantoor op te nemen.
